Когда дайверы исследуют затонувший корабль, приоритет у них один — эффективно использовать рабочее время. Количество воздуха в баллоне ограничено, поэтому свои действия перед погружением приходится планировать посекундно, а цена любого промедления на такой работе — жизнь.

Мы не дайверы, но тоже ценим свое рабочее время, поэтому разработали список рекомендаций для сотрудников по тому, как работать быстрее. Это уже вторая часть подборки из нашего чек-листа, поэтому если вы не читали первую, то лучше начать с нее.

11. Всегда работаем в режиме Inbox Zero

Мы не допускаем хаоса в рабоче с почтой, поэтому настраиваем фильтры, удаляем все ненужные рассылки, сортируем входящие (разделяем по разным папкам нужные уведомления, письма от коллег, письма от родных и т.д.), а также архивируем все входящие письма.

В интерфейсе Gmail меня всегда завораживала кнопка «архивировать». Я не понимал её назначения, думал, что это какой-то аналог кнопки «удалить», но не навсегда. Еще думал, что «архивированные» письма как-то сжимаются и потом не индексируются внутренним поиском Gmail’a…

Позже оказалось, что кнопка «архивировать» — одна из самых полезных функций электронной почты. Она убирает письмо из входящих, не удаляя его.

Андрей Чумаченко, СМО и управляющий партнер Netpeak Agency

Выше цитата Андрея из его статьи про работу с почтой, рекомендую ее прочитать полностью, там много полезных лайфхаков.

12. Проверяем документы перед отправкой

Перед тем как отправить любой готовый документ человеку, мы выполняем следующие действия:

12.1 Проверяем правописание (как в текстовом документе, так и в таблице).

Также проверить документ на ошибки можно в онлайн-сервисе Орфограммка.

12.2 Заменяем двойные пробелы на одинарные, чтобы выполнить это действие надо нажать ctrl+h.

12.3 В таблице удаляем лишние столбцы с помощью Crop Sheets.

12.4 Проверяем настройки доступа к документу, чтобы человек, которому мы отправляем файл, мог его открыть.

Все, теперь отправляем.

13. Используем полностью рабочую технику

Проверяем, что рабочий компьютер работает нормально: быстро загружается, не тормозит и у него нет проблем с подключением к сети. Если больше 2 раз он нас подводит — обязательно обращаемся к системным администраторам с просьбой решить проблему. Этот процесс мы автоматизировали, поэтому для решения таких задач у нас есть система создания тикетов:

14. Не отвлекаемся на ненужное

Раз в месяц мы устраиваем чистый вторник: удаляем с компьютера все программы, которыми больше не пользуемся, чистим от хлама рабочий стол и свое рабочее место, потому что все лишнее отвлекает.

15. Не отвлекаем других

У нас нет личных кабинетов, даже у топ-менеджмента, поэтому работаем так, чтобы не мешать другим:

  • по возможности беседуем с коллегами в мессенджере, а не голосом;
  • если вопрос надо проговорить, то делаем это в переговорных комнатах;
  • телефон ставим на беззвучный режим, а при разговоре выходим из кабинета.

16. Делаем каждую встречу полезной

Для этого:

16.1 Не ходим на встречи с коллегами без адженды — четкого и краткого описания того, о чем мы будем разговаривать и какую цель наша встреча преследует. Встречу без адженды мы называем перекуром, на котором обсуждаются любимые сериалы.

16.2 После каждой встречи обязательно пишем фоллоу-ап, чтобы не забыть о чем договорились. О том как это делать я опубликовал отдельный материал на блоге.

16.3 Если человек хочет встретиться с нами в рабочее время, мы обязательно задаем два простых вопроса: “зачем нужна встреча” и “какие вопросы будем обсуждать”. Обычно этого простого правила хватает, чтобы сэкономить время и не ходить на 50% встреч.

17. Правильно ставим и принимаем задачи

17.1 Декомпозируем большие задачи и требуем этого от постановщиков. Вместо задачи “в ближайшие четыре года сделай это и это” мы ставим несколько задач с четкими целями и близкими, достижимыми дедлайнами. Это повышает эффективность и значительно понижает градус внутреннего хаоса. 

В названии задачи используем повелительное наклонение. В первом предложении текста задачи даем ответ на вопрос “зачем”. Все, что нужно сделать — разбиваем на отдельные пункты и добавляем в виде чек-листа.

17.2 Если нам ставят задачу сегодня на сегодня/вчера, то это проблема постановщика задачи, а не исполнителя (за редким исключением). Умеем сказать «нет» внезапным срочным задачам, идущим в ущерб текущему процессу.

18. Правильно приоритезируем задачи

Если оказываемся в ловушке 100 задач с дедлайном «на вчера», рассматриваем каждую и запрашиваем реальный дедлайн по каждой из них у постановщика — узнаем, насколько важна эта задача в данный момент. 

В большинстве случаев 80% задач отсеиваются и остаются действительно срочные. Даже самые строгие постановщики между “сделаю лишь бы как, но сегодня” и “выделю больше времени завтра и сделаю хорошо” выберут второй вариант, нужно только суметь признаться и четко расставить приоритеты.

19. Разбиваем рабочий день на блоки действий

Такой подход позволяет легко входить в поток и фокусироваться на выполнении задач. Каждый разбивает свой рабочий день как ему удобно, главное, чтобы не было хаоса, вот у меня примерно такой график:

  • с 10:00 до 11:00 — разбор почты, комментариев в ПланФиксе (наш основной инструмент работы), сообщений в мессенджерах; 
  • с 11:00 до 14:00 — фокусировка на самой приоритетной задаче;
  • c 14:00 до 15:00 — обед; 
  • с 15:00 до 17:00 — время для проведения встреч; 
  • с 17:00 до 19:00 — фокусировка на мелких задачах.

20. Не забываем про небольшие перерывы

Раз в час обязательно делаем перерывы на 5-10 минут. Это полезно и для глаз, и для мозга: кто-то висит на турнике, а кто-то пьет чай. Чтобы не забывать сделать паузу, можно установить EyeLeo и WorkRave.

21. Стараемся держать в голове минимум

Не запоминаем, а сразу записываем. Таким образом мы не тратим свою оперативную память на запоминание дел, которые привязаны к определенному времени (встречи, звонки, одноразовые дела). Используем для этого напоминания в Google Calendar.  

Фишка в том, что когда ты пытаешься что-то запомнить — ты заставляешь мозг возвращаться к одному и тому же, а когда записал — мозгу уже не надо ничего делать. В итоге меньше устаем на работе.

22. Не устраиваем кладбище вкладок в своем браузере 

Для этого:

22.1 Стараемся не держать кучу открытых вкладок в браузере, до которых не добираемся изо дня в день. Если хотим прочитать статью, но позже, то закидаем ее в Pocket (там она тоже умрет, но хоть в браузере висеть не будет). Если вкладка может пригодиться по работе, но не сейчас, то сохраняем в закладки и закрываем.

22.2 Если нам нужно хранить множество ссылок, то создаем папки и раскладываем нужные закладки по ним. Потом устраиваем раз в месяц чистый вторник и удаляем ссылки, которые так и не пригодились. 

22.3 Если никак не получается побороть проблему миллиона открытых вкладок в браузере — попробуем Tabagotchi для Google Chrome. В формате геймификации он приучает не открывать более 5-10 вкладок.

23. Используем только облачный софт

Dropbox/Google Drive, Google Play Music / Apple Music, Google Chrome, Google Docs, Skype, Telegram, Pocket — приучаем себя использовать только облачный софт для того, чтобы легко иметь возможность переехать на новый компьютер или работать из нового места.

Как человек, у которого дважды ломался жесткий диск ноутбука, я очень рекомендую придерживаться этого совета.


Это была вторая часть цикла материалов «Как работать быстрее», если вам понравилась подборка и вы не читали первой части — ссылка на статью. Также подписывайтесь на наш телеграм-канал и страницу на фейсбук, чтобы не пропустить выход новых публикаций.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Igor Koval (buddha)
Автор

Content Marketer at Netpeak Group

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: