Среднее время обслуживания одного клиента в Макдональдсе — 90 секунд. Еще 70 лет назад это было невозможно, а планы по достижению такой скорости обслуживания звучали бы так же, как заявление фермеров про увеличение урожайности в 1000 раз. Но у Макдональдс получилось достичь таких показателей.

Это кадр из фильма “Основатель”, где показали, как Рэй Крок (основатель Макдональдса в его современном виде) экспериментировал с отладкой процессов:

  1. Вместо репетиции на кухне Крок арендовал теннисный корт (чтобы не перетаскивать каждый раз оборудование).
  2. Расставил людей по ролям.
  3. Они репетировали в поиске оптимальной схемы работы до тех пор, пока не убрали все лишние движения из своей работы и не достигли максимальной скорости обслуживания.

В Netpeak Group мы тоже ищем оптимальные схемы работы: все, что возможно, мы автоматизируем (так зарождались наши продуктовые компании) и оптимизируем.

Чтобы работать быстрее, мы разработали свой чек-лист по ускорению работы в офисе, а в этом материале публикуем его первую часть из 10 пунктов.


1. Печатаем десятью пальцами

Оптимальная скорость набора текста для нормальной работы — 250 знаков в минуту. Пройти тест можно по этой ссылке. Если вы печатаете медленно и не владеете десятипальцевым методом печати, то научиться этому легко с использованием клавиатурных тренажеров: “соло на клавиатуре”, “typing study”, “klavarog”, “verseq”. 

2. Печатаем слепым методом

При обучении слепому методу запоминается не зрительное расположение знаков на клавиатуре, а движения пальцев, которые учатся подсознательно находить нужную клавишу. У людей, которые владеют этим методом, скорость печати доходит до 400 знаков в минуту, а у предрасположенных к слепому набору печати (особенности кистей рук и нервной системы) скорость набора может достигать 1000 знаков в минуту.

Но не скорость главное. Когда вы ищете букву на клавиатуре, то отвлекаетесь от задачи и теряете концентрацию, в итоге работаете медленнее и хуже.

Есть еще два важных момента.

Первый из них — это наши глаза. Если набирать длинный текст, все время переводя взгляд с монитора на кнопки и обратно, то глаза быстро начинают уставать. Причина в том, что расстояние от клавиатуры до экрана обычно разное, происходит постоянная перефокусировка. К тому же положение глаз при взгляде на клавиши часто близко к крайнему нижнему, в котором их непросто удерживать (это, конечно, зависит от расположения клавиатуры). При плохом освещении ситуация еще хуже — сказывается большая разница в яркости и контрастности объектов, между которыми перемещается наш взгляд. В результате сначала могут просто начать болеть глаза, а потом (вероятно) и зрение может ухудшиться.

Пример неправильной и правильной осанки при работе за компьютером

Второй момент — это осанка. Правильное положение тела при работе за компьютером примерно такое: спина не согнута, шея откинута назад, плечи расправлены. А если смотреть на клавиатуру, то так и тянет сгорбиться, опустить голову, в общем, заработать сколиоз.

Научиться слепому методу печати можно на тех же клавиатурных тренажерах из первого пункта нашего чек-листа.

3. Работаем в комфорте

Если в кабинете шумно и это мешает работать — мы решаем эту проблему, пообщавшись с коллегами/руководителем, или переходим в более комфортное для работы место (у нас можно работать в любом месте офиса), но не терпим дискомфорт на постоянной основе. Также используем беруши или наушники.

4. Пишем план работы на завтра

Когда ты сидишь в офисе в поисках, чем бы сейчас себя занять — это катастрофа с точки зрения эффективной работы, потому что в этот момент ты ничего не делаешь полезного, а просто просиживаешь часы. Чтобы таких ситуаций не было, мы составляем календарь встреч, пишем список дел, расставляем приоритеты и четко планируем, каким будет завтрашний день. Делать это за один присест намного эффективней, чем на ходу выдумывать. 

Бывают ситуации, когда не все зависит от нас, иногда, надо дождаться ответа коллеги или звонка от клиента, в таком случае, при наличии плана, мы быстро переключаемся на другую задачу без потери времени.

В Netpeak Group для организации и планирования совместной работы с коллегами и клиентами, мы используем ПланФикс и Google Календарь. При личном планировании все зависит от предпочтений каждого человека: можно использовать To Do, Evernote или обычный блокнот.

5. Выбираем идеальный режим работы

У каждого человека, в зависимости от времени суток, своя предрасположенность к максимальной активности тела: есть люди-совы (лучше работают вечером), люди-жаворонки (лучше работают утром) и люди-голуби (время суток неважно для голубей).

Противостоять генетике тяжело, если ваше тело запрограммировано на максимальную активность утром, то заставлять его работать вечером неэффективно. В некоторых случаях можно получить нервный срыв и расстройство психики из-за недосыпания и неправильного режима жизни.

В нашей компании, на большинстве позиций, можно приходить на работу в любое время с 8 до 12, так что у сотрудников есть возможность настроить оптимальный режим сна и работы.

6. Используем основные хоткеи

Команда проекта Brainscape подсчитала — экономия времени при совершении одного и того же действия с помощью горячих клавиш вместо мышки составляет в среднем две секунды, а в пересчете на год рабочего времени, используя хоткеи, можно сэкономить несколько дней.

Примечание: хоткеи для Windows.

  • Ctrl + A — выделить весь текст в документе;
  • Ctrl + B — выделить жирным выделенный текст;
  • Ctrl + C — скопировать выделенный текст;
  • Ctrl + F — открыть окно поиска в браузере или навигацию в Microsoft Word;
  • Ctrl + I — сделать курсивом выделенных текст;
  • Ctrl + P — печать страницы, которую вы просматриваете;
  • Ctrl + S — сохранить документ или файл;
  • Ctrl + T — создать новую вкладку в интернет-браузере;
  • Ctrl + V — вставить скопированный текст или другой объект;
    Ctrl + W — закрыть открытую вкладку в браузере или документ в Microsoft Word;
  • Ctrl + X — вырезать выделенный текст или другой объект;
  • Ctrl + Z — отменить любое действие.

7. Используем спецсимволы

Для этого мы устанавливаем типографскую раскладку Бирмана, и впечатляем друг друга нормальными тире (—), а не дефисами (-), спецсимволами →, ← , а также « » вместо “ “.

Помимо этого настраиваем автозамену нужных символов в Google Docs:

8. Экономим время при переключении раскладки

Для этого используем программу Caramba Switcher — это умный, автоматический переключатель языка и раскладки клавиатуры. Программа анализирует сочетания слов и контекст ввода, после чего вычисляет вероятность для каждой раскладки и включает нужную. Это значительно ускоряет набор текста.

На одно ручное переключение раскладки уходит около секунды, а на удаление и исправление неправильно набранного — несколько секунд. Caramba Switcher исправляет текст моментально, тем самым ускоряя печать на компьютере. По подсчетам разработчиков программы это высвобождает пользователю около пяти минут в день.

9. Отключаем всплывающие уведомления

Во всех мессенджерах, которые установлены на наших рабочих компьютерах, мы отключаем всплывающие уведомления (все до единого). Каждое уведомление отвлекает от работы, расконцентрирует и перенагружает нас не самой ценной информацией (Вася прислал новое сообщение, Костя печатает, Иерофим вошел в сеть).

О новых сообщениях мы узнаем только изменением иконки в трее — количеством непрочитанных сообщений.

10. Не реагируем на новые сообщения моментально

Мы взяли себе за правило открывать мессенджер раз в 15-20 минут. Если произошло что-то срочное — мы подходим лично или звоним. Почта у нас тоже не для быстрого реагирования, мы ее проверяем несколько раз в день.

Исключение — сотрудники, которые работают с клиентами.


Это была первая часть цикла материалов «Как работать быстрее», подписывайтесь на наш телеграм-канал и страницу на фейсбук, чтобы не пропустить выход новых публикаций.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Igor Koval (buddha)
Автор

Content Marketer at Netpeak Group

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: